Ihr Weg zu perfekt organisierten Veranstaltungen
Seit März 2025 arbeiten wir mit einem strukturierten Onboarding-Prozess, der Ihnen den Einstieg in unsere Catering-Services deutlich vereinfacht. Keine komplizierten Formulare, keine endlosen E-Mails.
Wir haben festgestellt, dass viele Veranstalter anfangs unsicher sind – welche Mengen, welche Zeiten, welche Abläufe? Genau deshalb führen wir Sie Schritt für Schritt durch die Planung.
Unser Ansatz basiert auf echten Erfahrungen aus über 180 Veranstaltungen im letzten Jahr. Jeder Schritt wurde so gestaltet, dass Sie genau wissen, was als Nächstes kommt.
Drei klare Schritte zum Start
Wir haben den Prozess bewusst einfach gehalten. Die meisten Kunden schließen diese Phase innerhalb von 48 Stunden ab – allerdings ohne Zeitdruck von unserer Seite.
Erstkontakt und Bedarfsermittlung
Sie schildern uns Ihre Veranstaltung. Datum, ungefähre Personenzahl, Art der Veranstaltung – das reicht fürs Erste. Wir melden uns innerhalb von 4 Stunden zurück, meist früher.
Persönliches Beratungsgespräch
Per Telefon oder bei Ihnen vor Ort besprechen wir die Details. Menüauswahl, Zeitplanung, besondere Wünsche. Hier entstehen oft die besten Ideen – weil wir gemeinsam überlegen, statt starre Pakete vorzuschlagen.
Verbindliche Planung
Sie erhalten ein detailliertes Konzept mit Ablaufplan und transparenter Kostenaufstellung. Nach Ihrer Bestätigung fixieren wir alle Termine und Sie bekommen Zugang zu Ihrem persönlichen Planungsbereich.
Wie die ersten Wochen aussehen
Nach der Buchung beginnt die eigentliche Arbeit. Hier ein realistischer Blick auf den Ablauf, basierend auf typischen Projekten aus den letzten Monaten.
Woche 1: Grundlagen klären
Wir stellen Ihnen Ihre feste Ansprechpartnerin vor. Sie bekommen eine erste Warenliste und können bereits Sonderwünsche äußern. Bei Firmenkunden klären wir in dieser Phase auch Rechnungsdetails und eventuelle Rahmenverträge.
Woche 2-3: Feinabstimmung
Jetzt geht es um konkrete Mengen, Präsentationsformen und Timing. Wir schicken Ihnen Fotos von möglichen Aufbauten und besprechen Details wie Geschirr, Dekoration oder vegetarische Alternativen. Änderungen sind hier noch problemlos möglich.
Eine Woche vorher: Finale Abstimmung
Letzte Anpassungen bei der Personenzahl oder Menüzusammenstellung. Wir bestätigen die genauen Ankunftszeiten unseres Teams und klären Zugangsberechtigungen sowie Aufbauorte.
Am Veranstaltungstag: Umsetzung
Unser Team ist vor Ort, baut auf und steht während der Veranstaltung für alle Fragen bereit. Nach dem Event räumen wir vollständig auf. Sie erhalten binnen 3 Tagen eine detaillierte Abrechnung und Dokumentation.
Thekla Söderström
Leiterin Kundenbetreuung
Seit 2019 bei mynarivexo
Ihre Begleitung durch den Prozess
Thekla koordiniert seit Januar 2023 unser Onboarding-Team. Sie hat in den letzten zwei Jahren über 200 Erstkunden betreut und kennt praktisch jede Situation, die auftreten kann.
„Die meisten Fragen kommen immer wieder", erzählt sie. „Wie viel Essen pro Person? Was passiert bei Wetterumschwung? Kann man kurzfristig noch Gäste dazubuchen? Ich versuche, diese Unsicherheiten schon im ersten Gespräch aufzulösen."
Besonders bei größeren Firmenevents mit 100+ Personen wird es komplex. Da geht es um Allergene, verschiedene Essenszeiten für unterschiedliche Abteilungen oder mehrsprachige Gäste. Thekla hat für solche Fälle Checklisten entwickelt, die nichts dem Zufall überlassen.
Was Sie erwarten können
- Direkte Erreichbarkeit per Telefon und E-Mail während der Geschäftszeiten
- Ehrliche Einschätzungen zu Machbarkeit und Aufwand
- Praktische Tipps aus langjähriger Erfahrung
- Keine Verkaufsfloskeln, sondern realistische Planung
- Flexible Anpassungen bis kurz vor der Veranstaltung
Bereit für den ersten Schritt?
Kontaktieren Sie uns mit einer groben Idee Ihrer Veranstaltung. Wir melden uns schnell zurück und besprechen gemeinsam, wie wir Sie unterstützen können. Ohne Verpflichtungen, ohne Kleingedrucktes.
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